Die fast4ward GmbH ist eine der innovativsten Event-Agenturen aus Bielefeld und Betreiber unterschiedlicher Event-Locations in OWL. Mit über 30 festangestellten Mitarbeitenden und einer beeindruckenden Zahl von über 200 Aushilfskräften, ist das Unternehmen ein wichtiger Akteur in der Branche. Ihre Events sind Monate im Voraus geplant, und die Gästezahlen sind gut vorhersehbar, was die Grundlage für die Personalbesetzung bildet – sei es an der Kasse, der Garderobe, in der Küche, beim Service oder im Ausschank.
Die Personaleinsatzplanung, insbesondere bei den Aushilfskräften, war bisher eine zeitaufwändige und oft mühsame Aufgabe. Insgesamt verschlang allein die Erstellung des Dienstplans eine ganze Arbeitswoche des Unternehmens. Mit dem Vorgängerprogramm von INQA-Coaching konnte das Unternehmen die Personaleinsatzplanung digitalisieren und so Zeit und Ressourcen sparen.
Digitalisierung mit INQA-Caoching als Lösung
Die Geschäftsführung der fast4ward GmbH sah Handlungsbedarf und stellte sich wichtige Fragen:
- Wie können wir die Kommunikationswege im Unternehmen verbessern?
- Welche technischen Möglichkeiten zur Dienstplanerstellung und -bekanntgabe wollen wir nutzen?
- Welche weiteren internen Geschäftsprozesse können wir digital darstellen?
Die Antwort auf diese Fragen führte zur Initiierung des Projekts „Digitalisierung von Geschäftsprozessen: Personaleinsatzplanung bei Veranstaltungen und Events“ und der Inanspruchnahme des Vorgänger-Programms des INQA-Coachings.
Die klaren Ziele des Coachings waren:
- Effizienteres Arbeiten: Einsparung von Zeit und Ressourcen bei der Personaleinsatzplanung.
- Entwicklung neuer Arbeitsorganisation und -prozesse: Schaffung einer agileren und effizienteren Arbeitskultur.
- Sicherung der Besetzung der Schichten.
- Change in der Unternehmenskultur: Verlagerung der Verantwortung für auch Arbeitszeiten auf die Mitarbeitenden.
Der Weg zur Umsetzung
Das Unternehmen nutzte eine Vielzahl von Methoden im Coaching, um diese Ziele zu erreichen:
- Zielformulierung: Klarheit über die angestrebten Veränderungen.
- SWOT-Analyse: Identifikation von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
- Mitarbeiterinterviews: Einbindung der Mitarbeiter, um Bedenken und Vorschläge zu berücksichtigen.
- Workshops: Gemeinsame Arbeit an Lösungen.
- Umsetzungsbegleitung: Begleitung des Prozesses von Anfang bis Ende.
Die Phasen des Coachings in Bielefeld
Das Coaching-Projekt verlief in mehreren Phasen:
- Kick-off: Der Startschuss für das Projekt.
- Lösungsfindung im (LAB-)Team: Monatliche Treffen zur Ideenentwicklung und Problemlösung.
- Abschluss-Workshop: Zusammenfassung der Ergebnisse und Planung der Umsetzung.
- Evaluierung: Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung des Projekts.
Die Ergebnisse des Coachings in Bielefeld
Das Coaching der fast4ward GmbH in Bielefeld war ein voller Erfolg:
- Die Kunden sind zufriedener denn je.
- Die interne Kommunikation wurde erheblich verbessert.
- Eine Dienstplanungs-App wurde gefunden und implementiert.
- Mitarbeitenden bewerben sich nun auf freie Schichten über die App.
- Der zeitaufwändige Arbeitsaufwand für die Dienstplanerstellung wurde eliminiert.
- Schichten werden zuverlässiger besetzt.
- Die Mitarbeitenden bestimmen ihre Arbeitstage in Eigenverantwortung.
- Informationen zur Arbeitsplanung werden aus der App bezogen.
Mit der Digitalisierung der Personaleinsatzplanung hat die fast4ward GmbH nicht nur ihre Geschäftsprozesse optimiert, sondern auch eine neue Unternehmenskultur geschaffen, die auf Selbstverantwortung und Effizienz basiert.
Wenn Sie auch in Ihrem Unternehmen die Prozesse und Abläufe verbessern oder neu entwickeln möchten, dann informieren Sie sich über unser INQA-Coaching aus Bielefeld oder vereinbaren Sie einen Beratungstermin. Das Förderprogramm unterstützt Unternehmen bei der Einführung von digitalen Lösungen mit einer Förderquote von 80 %.
