Viele Bewerbungen wirken auf den ersten Blick wie ein gutes Zeichen. Die offene Stelle scheint Aufmerksamkeit zu bekommen, der Auswahlprozess kann beginnen. Die entscheidende Frage lautet jedoch, wie viele Bewerbungen tatsächlich zur Aufgabe, zum Unternehmen und zu den Erwartungen an die Position passen. Genau an diesem Punkt wird die Personalgewinnung für viele mittelständische Unternehmen schwierig.
Eine hohe Zahl ungeeigneter Bewerbungen bindet Zeit, verlängert die Vakanz und verschiebt die Verantwortung leicht in Richtung Arbeitsmarkt. Die aktuellen Zahlen des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung zeigen allerdings einen anderen Ansatzpunkt. Unternehmen erhalten Bewerbungen, doch zwischen dem Gesuchten und dem Vorgelegten entsteht eine deutliche Lücke. Diese Lücke hat mit den Bewerberinnen und Bewerbern zu tun. Sie sagt zugleich viel über Führung, Klarheit und die Qualität der eigenen Personalarbeit aus.
Die Zahl der Bewerbungen wächst, die Passung sinkt
Im zweiten Quartal 2026 gab es in Deutschland rund 1,02 Millionen offene Stellen. Das waren etwa elf Prozent weniger als im Vorquartal und rund drei Prozent weniger als im zweiten Quartal 2025. Seit 2016 lag die Arbeitskräftenachfrage, abgesehen von den Corona-Lockdowns, nicht mehr auf einem so niedrigen Niveau.
Auf 100 offene Stellen kamen bundesweit 291 arbeitslos gemeldete Menschen. Im Vorjahresquartal waren es 14 weniger. Die Relation lag in Westdeutschland bei 279 und in Ostdeutschland bei 339. Diese Werte beschreiben die allgemeine Lage am Arbeitsmarkt. Für die Qualität einer Bewerbung sagen sie jedoch zunächst wenig aus.
Interessanter ist die Entwicklung bei den Bewerbungen je Neueinstellung. Im Jahr 2022 gingen durchschnittlich neun Bewerbungen auf eine sozialversicherungspflichtige Neueinstellung ein. 2025 waren es 16. Von diesen 16 Bewerbungen wurden aus betrieblicher Sicht im Schnitt nur etwa vier als geeignet eingeschätzt. Rund zwölf passten damit nicht ausreichend zur ausgeschriebenen Stelle.
Das IAB weist selbst darauf hin, dass die Erhebung ausschließlich die betriebliche Perspektive abbildet. Trotzdem zeigt der Befund ein relevantes Problem. Mehr Bewerbungen führen nicht automatisch zu einer besseren Auswahl. Sie können sogar zusätzlichen Aufwand erzeugen, wenn die Ausschreibung viele Menschen anspricht, die für die konkrete Aufgabe kaum infrage kommen.
Die Unterschiede zwischen den Betrieben und Tätigkeiten fallen ebenfalls deutlich aus. Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten erhielten 2025 durchschnittlich 27 Bewerbungen je Neueinstellung. Bei Betrieben mit weniger als 50 Beschäftigten waren es acht. Für Tätigkeiten auf Spezialisten- und Expertenniveau wurden im Schnitt 22 Bewerbungen genannt. Der Anteil geeigneter Bewerbungen lag dort bei 23 Prozent. Helfertätigkeiten kamen auf zehn Bewerbungen je Einstellung. Bei personenbezogenen Dienstleistungsberufen waren es acht, bei IT- und naturwissenschaftlichen Dienstleistungsberufen 40.
Die Zahlen stammen aus der IAB-Stellenerhebung, für die im zweiten Quartal 2026 insgesamt 8.529 Arbeitgeber aus allen Wirtschaftsbereichen befragt wurden. Die Erhebung erfasst viermal jährlich das gesamte Stellenangebot, auch Stellen, die den Arbeitsagenturen nicht gemeldet sind.
Passung beginnt lange vor dem Bewerbungseingang
Die naheliegende Erklärung lautet, dass sich die Qualifikationen am Arbeitsmarkt verändert haben. Das IAB nennt wirtschaftliche Transformationsprozesse als eine mögliche Ursache. Wissen, das vor wenigen Jahren gut zur Aufgabe passte, kann durch neue Technologien, andere Geschäftsmodelle oder veränderte Kundenanforderungen an Bedeutung verlieren. Zusätzlich bewerben sich Menschen bei einer geringeren Zahl freier Stellen häufiger auf Positionen, die nur teilweise zu ihrem Profil passen.
Diese Erklärung greift jedoch zu kurz, sobald sie ausschließlich beim Arbeitskräfteangebot stehen bleibt. Eine Stelle entsteht nicht unabhängig vom Unternehmen. Geschäftsführung und Führungskräfte legen fest, welche Ergebnisse erwartet werden, welche Entscheidungsspielräume bestehen und welche Fähigkeiten für diese Ergebnisse tatsächlich gebraucht werden. Genau dort beginnt die Verantwortung für die Passung.
Viele Ausschreibungen beschreiben Aufgaben, Abschlusswünsche und Berufserfahrung. Sie erklären jedoch kaum, woran Leistung in der Position gemessen wird. Für Bewerbende bleibt dann offen, ob ein Unternehmen eine Person für fachliche Tiefe, für eigenständige Entscheidungen, für Kundenkontakt oder für die Entwicklung eines Bereichs sucht. Je unklarer dieses Bild bleibt, desto breiter fällt die Bewerbung aus. Menschen orientieren sich an einzelnen Stichworten, während das Unternehmen eine sehr bestimmte Eignung im Kopf hat.
Eine klare Stellenbeschreibung ist deshalb kein Verwaltungsdokument. Sie ist eine Führungsentscheidung in Textform. Sie macht sichtbar, welches Problem die neue Person lösen soll, welche Verantwortung sie übernimmt und wie die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen aussieht. Diese Klarheit wirkt wie ein Filter. Sie reduziert Bewerbungen, die auf einer allgemeinen Hoffnung beruhen, und erhöht die Chance, dass passende Menschen sich angesprochen fühlen.
Auch die interne Abstimmung beeinflusst die Passung. Die Geschäftsführung kann eine Stelle mit einem bestimmten Ziel verbinden, während die zuständige Führungskraft vor allem Entlastung im Tagesgeschäft sucht. Die Personalabteilung formuliert daraus eine dritte Version. Bewerbende reagieren auf das veröffentlichte Bild, während das Unternehmen später nach einer Person sucht, die zu den unausgesprochenen Erwartungen passt. Enttäuschung entsteht dann früh, wird aber erst im Auswahlgespräch sichtbar.
Die Bewerbungszahl verdeckt solche Unklarheiten zunächst. 40 Bewerbungen für eine Position klingen stärker als acht. Für einen mittelständischen Betrieb kann diese Zahl trotzdem wenig bedeuten, wenn die Auswahlgespräche immer wieder um dieselbe Frage kreisen. Gesucht wird eine Person, die selbstständig entscheidet, die Ausschreibung beschreibt jedoch eine ausführende Rolle. Gesucht wird eine Führungskraft, die Konflikte klärt, im Gespräch wird vor allem Fachwissen geprüft. So entsteht die Lücke zwischen formaler Qualifikation und tatsächlicher Eignung.
Führung entscheidet über die Qualität der Auswahl
Die Verantwortung für eine gute Besetzung liegt bei der Führung, weil nur sie den Zusammenhang zwischen Stelle, Unternehmen und Geschäftsziel herstellen kann. Eine Personalabteilung kann den Prozess strukturieren und Bewerbungen professionell bearbeiten. Die fachliche und kulturelle Klarheit über die Position entsteht jedoch dort, wo die Arbeit verantwortet wird.
Das zeigt sich besonders bei Fachkräften und Experten. Das IAB meldet für diese Gruppe durchschnittlich 22 Bewerbungen je Neueinstellung, von denen 23 Prozent als geeignet eingeschätzt wurden. Eine anspruchsvolle Position verlangt häufig mehrere Fähigkeiten zugleich. Fachliche Kompetenz, Entscheidungsfähigkeit, Kommunikationsvermögen und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit werden als Gesamtpaket erwartet. Eine Ausschreibung, die nur die fachlichen Schlagworte nennt, kann diese Verbindung kaum vermitteln.
Hinzu kommt die Frage nach der Entscheidungskultur. Erfahrene Bewerbende prüfen ein Unternehmen ebenso genau wie das Unternehmen sie prüft. Sie achten darauf, ob Verantwortung tatsächlich übertragen wird, wie Konflikte bearbeitet werden und ob Führungskräfte Entscheidungen vertreten. Bleiben diese Punkte im Prozess vage, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sich die passenden Menschen dauerhaft angesprochen fühlen. Eine Einstellung kann dann formal gelingen und im Alltag trotzdem scheitern.
Für Geschäftsführende bedeutet das, die Besetzung einer Stelle als Teil der Unternehmensentwicklung zu betrachten. Die zentrale Frage lautet nicht allein, wie schnell eine Position gefüllt wird. Entscheidend ist, welche Wirkung die Person im Unternehmen entfalten soll. Soll sie einen Bereich stabilisieren, Abläufe verbessern, Kundenbeziehungen ausbauen oder eine Führungsebene entlasten? Jede Antwort verändert das Anforderungsprofil und auch die Art, wie die Stelle im Gespräch vertreten wird.
Diese Klarheit braucht Zeit, bevor die erste Bewerbung eingeht. Sie erfordert Gespräche zwischen Geschäftsführung, Führungskraft und den angrenzenden Bereichen. Dabei wird sichtbar, welche Aufgaben wirklich zur Position gehören und welche Erwartungen bisher nur mündlich weitergegeben wurden. Der Aufwand am Anfang ist geringer als die wiederholte Suche nach einer Person, die an einer widersprüchlichen Rolle scheitert.
Aus Bewerbungen wird erst durch Umsetzung eine Besetzung
Eine passendere Auswahl entsteht auch durch einen sauber geführten Prozess. Dazu gehören gemeinsame Kriterien, verbindliche Zuständigkeiten und eine Rückmeldung darüber, warum eine Bewerbung als geeignet gilt. Ohne diese Vereinbarungen entscheidet jede beteiligte Person nach einem eigenen Maßstab. Die Auswahl wird dadurch länger, obwohl mehr Gespräche nicht automatisch mehr Sicherheit bringen.
Nach der Einstellung setzt sich die Passungsfrage fort. Eine Person kann fachlich geeignet sein und trotzdem Schwierigkeiten bekommen, wenn Entscheidungswege unklar bleiben oder wichtige Schnittstellen nicht funktionieren. Dann wird die Ursache häufig der Person zugeschrieben. Tatsächlich zeigt sich ein Führungsproblem. Die Organisation hat eine Erwartung formuliert, aber keine Bedingungen geschaffen, unter denen diese Erwartung erfüllt werden kann.
Gerade im Mittelstand ist dieser Punkt wirtschaftlich relevant. Eine unbesetzte Stelle belastet die vorhandenen Beschäftigten. Eine Fehlbesetzung bindet zusätzlich Zeit in Einarbeitung, Korrektur und Konfliktklärung. Bleibt die Stelle danach erneut offen, steigen die Kosten weiter. Gute Führung wirkt deshalb bereits im Recruiting. Sie schafft Klarheit, verringert unnötige Auswahlrunden und erhöht die Chance, dass eine neue Person im Alltag wirksam wird.
Die Erkenntnis aus der IAB-Stellenerhebung liegt damit tiefer als die Feststellung, dass viele Bewerbungen ungeeignet sind. Unternehmen können den Arbeitsmarkt nicht steuern. Sie können jedoch beeinflussen, wie klar sie ihre Erwartungen formulieren, wie stimmig sie die Position darstellen und wie verbindlich sie die Auswahl führen. Genau diese Faktoren entscheiden darüber, ob eine Bewerbung nur Interesse ausdrückt oder zu einer tragfähigen Zusammenarbeit führt.
JS CrewConsulting unterstützt Geschäftsführungen und Führungskräfte mit Beratung und Coaching dabei, Rollen, Erwartungen und Entscheidungswege zu klären und die daraus entstehenden Veränderungen im Alltag zu verankern. So wird aus der Erkenntnis über fehlende Passung ein Führungsprozess, der über die einzelne Stellenbesetzung hinauswirkt.
Quelle: IAB-Forum
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